Jak dobrze zaplanować konferencję w górach? Praktyczny przewodnik dla firm
Konferencja w górach to świetny sposób na połączenie pracy, inspiracji i integracji zespołu w wyjątkowej scenerii. Górskie otoczenie sprzyja kreatywności, a świeże powietrze i piękne widoki wpływają pozytywnie na koncentrację uczestników. Jednak, aby wydarzenie było udane, nie wystarczy tylko wybrać piękny hotel – kluczowe jest dobre zaplanowanie każdego etapu.
W tym artykule podpowiadamy, jak zorganizować konferencję w górach krok po kroku, by przebiegła sprawnie i bez stresu.
1. Zacznij od określenia celu konferencji
Zanim zaczniesz planować szczegóły, odpowiedz sobie na kilka pytań:
- Co jest głównym celem wydarzenia? (np. szkolenie, integracja, prezentacja wyników, motywacja zespołu, spotkanie z klientami itp.)
- Ilu uczestników planujesz zaprosić?
- Jak długo ma trwać konferencja?
- Czy wydarzenie będzie miało charakter formalny, czy luźniejszy?
Doprecyzowanie celu i profilu grupy pomoże w doborze miejsca, programu i stylu wydarzenia.
2. Wybierz odpowiedni termin i zarezerwuj miejsce z wyprzedzeniem
W regionach górskich sezon turystyczny ma ogromne znaczenie:
- W szczycie sezonu (np. ferie zimowe, wakacje) ceny mogą być wyższe, a dostępność ograniczona, nie jest to też najlepszy termin na konferencje ze względu na urlopy i wyjazdy, na których mogą być planowani uczestnicy.
- Najlepsze hotele konferencyjne w górach szybko się zapełniają – warto planować z minimum kilkumiesięcznym wyprzedzeniem.
Dobrze też wcześniej zarezerwować transfery i atrakcje, które wzbogacą program konferencji.
3. Znajdź lokalnego partnera – klucz do udanej konferencji
Jednym z najważniejszych kroków jest współpraca z lokalną firmą eventową (www.viventure.pl) lub DMC (Destination Management Company). To rozwiązanie, które pozwala:
- zaoszczędzić czas i pieniądze – lokalny partner zna rynek, hotele i dostawców,
- znaleźć odpowiedni hotel z salą konferencyjną, restauracją i dodatkowymi udogodnieniami,
- przeprowadzić negocjacje cenowe – korzystając ze sprawdzonych kontaktów i lokalnych warunków,
- przygotować program dopasowany do grupy, celu wydarzenia i sezonu,
- zorganizować transfery, atrakcje i wyżywienie,
- koordynować przebieg wydarzenia na miejscu – tak byś mógł skupić się na uczestnikach, a nie logistyce.
- uniknąć złych wyborów na miejscu – doświadczenie lokalnego partnera pomoże w dokonaniu zawsze najlepszego wyboru – czy to w kwestii atrakcji, lokalnych podwykonawców czy też hotelu.
Lokalne wsparcie na miejscu to komfort i gwarancja spokoju dla organizatora.
4. Wybierz hotel z dobrym zapleczem konferencyjnym
Hotel w górach powinien spełniać kilka podstawowych warunków:
- Nowoczesna sala konferencyjna z odpowiednim wyposażeniem (projektor, ekran, nagłośnienie, szybkie Wi-Fi),
- Komfortowe pokoje dla uczestników,
- Parking z wystarczającą ilością miejsc
- Bliskość lub oddalenie od centrum w zależności od założeń danego wydarzenia
- Restauracja na miejscu z elastycznym podejściem do menu,
- Dodatkowe strefy relaksu (np. SPA, taras widokowy, chata grillowa).
Warto też zwrócić uwagę na lokalizację – czy hotel jest łatwo dostępny, czy znajduje się blisko atrakcji turystycznych i czy oferuje odpowiednie warunki do integracji (teren hotelowy z częścią zieloną, czy strefą na organizację grill’a lub ogniska na zewnątrz).
5. Zaplanuj logistykę i komunikację
Dobra organizacja logistyczna to podstawa udanej konferencji. Zadbaj o:
- transport dla uczestników (np. transfer z lotniska, dworca, bus lokalny),
- szczegółowy harmonogram z wyprzedzeniem,
- identyfikatory, materiały konferencyjne, oznaczenia sal,
- kontakt z uczestnikami – mailing, grupa komunikacyjna, formularze zgłoszeń.
6. Urozmaić konferencję atrakcjami dodatkowymi
Konferencja w górach to doskonała okazja do integracji i odpoczynku. W programie warto przewidzieć:
- ognisko z muzyką góralską,
- kulig lub spacer z przewodnikiem,
- warsztaty regionalne (nalewkowe, oscypkowe, kuchni regionalnej),
- degustacje lokalnych produktów (sery, nalewki itp)
- wieczory tematyczne lub zabawy integracyjne w środku lub na zewnątrz
- imprezy integracyjne typu team building lub biegi na orientację czy gry terenowe
- wycieczki w plener
- wycieczki rowerowe
- zwiedzanie bliskiej Słowacji
- wyjazdy na Termy w Polsce i na Słowacji
Dodatkowe atrakcje sprawią, że wydarzenie będzie niezapomniane, a uczestnicy chętnie wezmą udział w kolejnych edycjach.
7. Zadbaj o profesjonalne wsparcie techniczne i koordynację
W dniu konferencji dobrze mieć pod ręką lokalnego koordynatora (www.viventure.pl), który:
- rozwiąże na bieżąco ewentualne problemy,
- będzie w stałym kontakcie z hotelem, cateringiem i dostawcami,
- zadba o płynność przejść między elementami programu,
- przypilnuje, by nic nie zakłóciło przebiegu wydarzenia.
To szczególnie ważne w przypadku wydarzeń wielodniowych lub takich, które łączą część merytoryczną z atrakcjami terenowymi.
8. Podsumuj wydarzenie i zbierz opinie
Po zakończeniu konferencji warto:
- podziękować uczestnikom i prelegentom,
- zebrać feedback w formie ankiety (online lub papierowej),
- przygotować krótką relację zdjęciową lub filmową,
- przeanalizować, co się sprawdziło, a co można poprawić następnym razem.
Podsumowanie – zorganizuj konferencję w górach z lokalnym wsparciem
Organizacja konferencji w górach wymaga przemyślanego planu i lokalnej znajomości realiów. Dlatego tak ważne jest, by współpracować z doświadczoną firmą, która zna teren, ludzi i możliwości regionu. Dzięki temu zyskujesz czas, oszczędzasz budżet i masz pewność, że wszystko zadziała zgodnie z planem.
Szukasz partnera do organizacji konferencji w Tatrach, Gorcach lub Pieninach?
Zaufaj specjalistom – od lat kompleksowo organizujemy konferencje, eventy i wyjazdy firmowe w górach.
Pomożemy Ci od A do Z: od wyboru miejsca, przez negocjacje i program, po realizację na miejscu.
SPRAWDŹ VIVENTURE
📧 Napisz do nas: biuro@viventure.pl
📞 Zadzwoń: +48 608 817 744