Jak dobrze zaplanować konferencję w górach? Praktyczny przewodnik dla firm

Konferencja w górach to świetny sposób na połączenie pracy, inspiracji i integracji zespołu w wyjątkowej scenerii. Górskie otoczenie sprzyja kreatywności, a świeże powietrze i piękne widoki wpływają pozytywnie na koncentrację uczestników. Jednak, aby wydarzenie było udane, nie wystarczy tylko wybrać piękny hotel – kluczowe jest dobre zaplanowanie każdego etapu.

W tym artykule podpowiadamy, jak zorganizować konferencję w górach krok po kroku, by przebiegła sprawnie i bez stresu.

1. Zacznij od określenia celu konferencji

Zanim zaczniesz planować szczegóły, odpowiedz sobie na kilka pytań:

• Co jest głównym celem wydarzenia? (np. szkolenie, integracja, prezentacja wyników, motywacja zespołu, spotkanie z klientami itp.)
• Ilu uczestników planujesz zaprosić?
• Jak długo ma trwać konferencja?
• Czy wydarzenie będzie miało charakter formalny, czy luźniejszy?

Doprecyzowanie celu i profilu grupy pomoże w doborze miejsca, programu i stylu wydarzenia.

2. Wybierz odpowiedni termin i zarezerwuj miejsce z wyprzedzeniem

W regionach górskich sezon turystyczny ma ogromne znaczenie:

• W szczycie sezonu (np. ferie zimowe, wakacje) ceny mogą być wyższe, a dostępność ograniczona, nie jest to też najlepszy termin na konferencje ze względu na urlopy i wyjazdy, na których mogą być planowani uczestnicy.
• Najlepsze hotele konferencyjne w górach szybko się zapełniają – warto planować z minimum kilkumiesięcznym wyprzedzeniem.

Dobrze też wcześniej zarezerwować transfery i atrakcje, które wzbogacą program konferencji.

3. Znajdź lokalnego partnera – klucz do udanej konferencji

Jednym z najważniejszych kroków jest współpraca z lokalną firmą eventową (www.viventure.pl) lub DMC (Destination Management Company). To rozwiązanie, które pozwala:

• zaoszczędzić czas i pieniądze – lokalny partner zna rynek, hotele i dostawców,
• znaleźć odpowiedni hotel z salą konferencyjną, restauracją i dodatkowymi udogodnieniami,
• przeprowadzić negocjacje cenowe – korzystając ze sprawdzonych kontaktów i lokalnych warunków,
• przygotować program dopasowany do grupy, celu wydarzenia i sezonu,
• zorganizować transfery, atrakcje i wyżywienie,
• koordynować przebieg wydarzenia na miejscu – tak byś mógł skupić się na uczestnikach, a nie logistyce.
• uniknąć złych wyborów na miejscu – doświadczenie lokalnego partnera pomoże w dokonaniu zawsze najlepszego wyboru – czy to w kwestii atrakcji, lokalnych podwykonawców czy też hotelu. 

Lokalne wsparcie na miejscu to komfort i gwarancja spokoju dla organizatora.

4. Wybierz hotel z dobrym zapleczem konferencyjnym

Hotel w górach powinien spełniać kilka podstawowych warunków:

• Nowoczesna sala konferencyjna z odpowiednim wyposażeniem (projektor, ekran, nagłośnienie, szybkie Wi-Fi),
• Komfortowe pokoje dla uczestników,
• Parking z wystarczającą ilością miejsc
• Bliskość lub oddalenie od centrum w zależności od założeń danego wydarzenia
• Restauracja na miejscu z elastycznym podejściem do menu,
• Dodatkowe strefy relaksu (np. SPA, taras widokowy, chata grillowa).

Warto też zwrócić uwagę na lokalizację – czy hotel jest łatwo dostępny, czy znajduje się blisko atrakcji turystycznych i czy oferuje odpowiednie warunki do integracji (teren hotelowy z częścią zieloną, czy strefą na organizację grill’a lub ogniska na zewnątrz).

5. Zaplanuj logistykę i komunikację

Dobra organizacja logistyczna to podstawa udanej konferencji. Zadbaj o:

• transport dla uczestników (np. transfer z lotniska, dworca, bus lokalny),
• szczegółowy harmonogram z wyprzedzeniem,
• identyfikatory, materiały konferencyjne, oznaczenia sal,
• kontakt z uczestnikami – mailing, grupa komunikacyjna, formularze zgłoszeń.

6. Urozmaić konferencję atrakcjami dodatkowymi

Konferencja w górach to doskonała okazja do integracji i odpoczynku. W programie warto przewidzieć:

• ognisko z muzyką góralską,
• kulig lub spacer z przewodnikiem,
• warsztaty regionalne (nalewkowe, oscypkowe, kuchni regionalnej),
• degustacje lokalnych produktów (sery, nalewki itp)
• wieczory tematyczne lub zabawy integracyjne w środku lub na zewnątrz
• imprezy integracyjne typu team building lub biegi na orientację czy gry terenowe
• wycieczki w plener 
• wycieczki rowerowe 
• zwiedzanie bliskiej Słowacji
• wyjazdy na Termy w Polsce i na Słowacji

Dodatkowe atrakcje sprawią, że wydarzenie będzie niezapomniane, a uczestnicy chętnie wezmą udział w kolejnych edycjach.

7. Zadbaj o profesjonalne wsparcie techniczne i koordynację

W dniu konferencji dobrze mieć pod ręką lokalnego koordynatora (www.viventure.pl), który:

• rozwiąże na bieżąco ewentualne problemy,
• będzie w stałym kontakcie z hotelem, cateringiem i dostawcami,
• zadba o płynność przejść między elementami programu,
• przypilnuje, by nic nie zakłóciło przebiegu wydarzenia.

To szczególnie ważne w przypadku wydarzeń wielodniowych lub takich, które łączą część merytoryczną z atrakcjami terenowymi.

8. Podsumuj wydarzenie i zbierz opinie

Po zakończeniu konferencji warto:

• podziękować uczestnikom i prelegentom,
• zebrać feedback w formie ankiety (online lub papierowej),
• przygotować krótką relację zdjęciową lub filmową,
• przeanalizować, co się sprawdziło, a co można poprawić następnym razem.

Podsumowanie – zorganizuj konferencję w górach z lokalnym wsparciem

Organizacja konferencji w górach wymaga przemyślanego planu i lokalnej znajomości realiów. Dlatego tak ważne jest, by współpracować z doświadczoną firmą, która zna teren, ludzi i możliwości regionu. Dzięki temu zyskujesz czas, oszczędzasz budżet i masz pewność, że wszystko zadziała zgodnie z planem.

Szukasz partnera do organizacji konferencji w Tatrach, Gorcach lub Pieninach?

Zaufaj specjalistom – od lat kompleksowo organizujemy konferencje, eventy i wyjazdy firmowe w górach.
Pomożemy Ci od A do Z: od wyboru miejsca, przez negocjacje i program, po realizację na miejscu.

SPRAWDŹ VIVENTURE 
📧 Napisz do nas: biuro@viventure.pl
📞 Zadzwoń: +48 608 817 744